Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка – это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Трудовая книжка оформляется при поступлении на работу впервые. Впоследствии трудовая книжка «следует» за работником по всем местам его работы, и каждый работодатель делает в ней соответствующие записи.

Внимание! Существует утвержденная форма трудовой книжки. Каждый экземпляр бланка трудовой книжки имеет уникальный номер.

Где взять бланки трудовой книжки?

Бланки трудовой книжки находятся в свободной продаже. Фирма обязана приобрести сразу несколько экземпляров бланков трудовой книжки и хранить их в своем сейфе для того, чтобы при поступлении на работу новых сотрудников незамедлительно оформить им трудовые книжки.

Внимание! По общему правилу работник обязан возместить расходы работодателя на приобретение бланка трудовой книжки. Деньги с работника за бланк трудовой книжки не взимаются, если: •  произошла массовая утрата работодателем трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций (например, при пожаре, катастрофе, и т.д.); •  первая запись в трудовую книжку внесена неправильно; •  порча трудовой книжки произошла не по вине работника.

В этих случаях стоимость испорченных бланков оплачивается работодателем.

Деньги за бланк трудовой книжки могут быть оплачены:

•  путем внесения наличными в кассу предприятия. При этом необходимо пробить кассовый чек;

•  путем внесения денежных средств на расчетный счет предприятия через любой банк;

•  путем удержания стоимости бланка трудовой книжки из заработной платы работника.

Обратите внимание, размер удержаний не может превышать 20% заработной платы.

Какие записи вносятся в трудовую книжку?

В трудовую книжку работника вносятся записи о:

•  работнике;

•  его квалификации;

•  приеме на работу;

•  переводе на другую постоянную работу;

•  увольнении;

•  награждении (поощрении).

Внимание! Записи о дисциплинарных взысканиях в трудовую книжку не вносятся кроме случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Все организации и индивидуальные предприниматели обязаны вести трудовые книжки сотрудникам, проработавшим у них больше 5 дней.

Все записи в трудовую книжку, кроме записи об увольнении, вносятся в течение недели со дня наступления соответствующего события (приема на работу, перевода, награждения). Запись об увольнении вносится в трудовую книжку в день увольнения.

Внимание! Записи в трудовую книжку могут вноситься ручкой черного, синего или фиолетового цвета. Все записи вносятся без сокращений. Записи дат во всех разделах производятся арабскими цифрами. Со всеми записями в трудовой книжке работник должен быть ознакомлен под расписку. Для этого в личную карточку работника (форма Т-2) переносятся все данные из трудовой книжки, и работник своей подписью подтверждает, что ознакомлен с ними.

Кто может вносить записи в трудовую книжку?

Записи может вносить либо сам руководитель предприятия, либо лицо, ответственное за ведение трудовых книжек. Для того, чтобы уполномочить того или иного сотрудника на ведение трудовых книжек, необходимо издать соответствующий приказ о возложении ответственности.

1. Заполнение сведений о работнике

Сведения о работнике указываются на титульном листе трудовой книжки.

Внимание! •  Фамилия, имя и отчество работника должны быть указаны полностью, инициалами ограничиваться нельзя; •  Дата рождения также указывается полностью, в формате «число, месяц, год». Для того, чтобы избежать ошибок, рекомендуется переписать дату рождения из паспорта или иного документа (свидетельства ИНН, водительского удостоверения и т.д.); •  Запись об образовании производится только на основании документа об образовании или его заверенной копии. В случае, если работник имеет незаконченное образование, запись производится на основании соответствующих документов. Это могут быть студенческий билет, зачетная книжка или справка из образовательного учреждения. Необходимо обратить внимание на дату выдачи справки, а также на то, чтобы студенческий билет был продлен на тот учебный год, в котором работник получил незаконченное образование, а в зачетной книжке проставлены оценки за соответствующую сессию. •  Запись о профессии, специальности также указываются на основании документов об образовании.

После заполнения титульного листа трудовой книжки, ее владелец заверяет своей подписью правильность указанных сведений о нем.

Также на титульном листе должна стоять подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек на предприятии и печать организации / индивидуального предпринимателя*, где была внесена первая запись в трудовую книжку .

Пример (скачать Word, 40 Кб).

2. Заполнение сведений о работе  

При приеме работника на работу запись в трудовую книжку делается в следующем порядке.

В графе 3 в виде заголовка указывается полное наименование организации / Ф.И.О. индивидуального предпринимателя, а также сокращенное наименование при его наличии.

Под заголовком в графах 1 и 2 указываются порядковый номер записи и дата ее внесения. В графе 3 делается запись о принятии на работу с указанием:

•  структурного подразделения (если оно имеется),

•  наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации.

В графе 4 делается ссылка на дату и номер приказа, в соответствии с которым работник принят на работу.

Пример (скачать Word, 34 Кб).

 

Как внести запись в трудовую книжку, если работнику присвоен новый разряд или вторая профессия?

Подобные изменения обязательно должны быть отражены в трудовой книжке.

Пример (скачать Word, 37 Кб).

При приеме на работу впервые, нужно ли указывать в трудовой книжке то, что трудового стажа у работника не имеется?

Действующим законодательством о трудовых книжках не предусмотрено внесение записи «до поступления в … трудового стажа не имел» в трудовую книжку. Поэтому сотрудникам, поступающим на работу впервые, такую запись вносить не нужно.

Нужно ли вносить запись в трудовую книжку работникам – совместителям?

Сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по желанию работника. Такая запись вносится по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. Таким документом может быть:

•  копия приказа о приеме на работу по совместительству, заверенная печатью и подписью руководителя организации / индивидуального предпринимателя, куда работник принят по совместительству;

•  копия трудового договора;

•  справка с места работы по совместительству.

Пример (скачать Word, 42 Кб).

 

Внимание! Основанием внесения такой записи в трудовые книжки работников будет являться не решение высшего органа управления юридического лица, а приказ руководителя предприятия, изданный после прохождения процедуры государственной регистрации изменения наименования.

 

Такой приказ может иметь следующее содержание: Приказ (скачать Word, 21 Кб).

 

При реорганизации юридического лица в трудовые книжки также вносятся соответствующие записи. В данном случае тоже необходимо издать приказ и на его основании оформить трудовые книжки.

 

Пример:

№ записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
число	месяц	год
1	2			3	4
12	10	08	2005	Общество с ограниченной ответственностью «СтройИнвест» 10.08.2005г. реорганизовано в форме присоединения к Обществу с ограниченной ответственностью «ЮгСтрой»	Приказ № 56/3 от 10.08.2005г.

3. Заполнение сведений о награждении

 

В трудовой книжке предусмотрены специальные листы для внесения сведений о награждении работника.

Записи о награждении должны содержать сведения о:

•  дате награждения;

•  наименовании работодателя;

•  лице, наградившем работника;

•  достижениях за которые награжден работник;

•  награде;

•  приказе о награждении.

Внимание! Записи о награждении имеют порядковые номера. Нумерация нарастает в течение всей трудовой деятельности работника, независимо от перемены места работы. Например, работника наградили 2 раза, причем разные работодатели. Запись, сделанная последующим работодателем, будет носить № 2.   Сведения о награде обычно носят общий характер. Если работник награжден денежной премией, то ее размер не указывается, а если в качестве награды выступает ценный подарок, то также не нужно писать, что именно он из себя представляет.

Работникам в качестве поощрения выдана «13-ая зарплата» к Новому году. Нужно ли вносить об этом запись в трудовую книжку?

«13-ая зарплата» обычно выплачивается всем работникам, независимо от их трудовых успехов. Кроме того, такая премия может носить регулярный характер и выплачиваться каждый год. Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся. Пример ( скачать Word, 31 Кб  )

 

4. Заполнение сведений о прекращении трудового договора

На какую статью Трудового кодекса РФ делать ссылку при увольнении работника?

Общие основания прекращения трудового договора перечислены в ст. 77 ТК РФ. Ссылка в трудовой книжке делается именно на соответствующий пункт этой статьи за исключением 2-ух случаев:

•  увольнения по инициативе работодателя;

•  увольнения по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон.

В этих случаях ссылка делается на пункты ст. 81 и 83 ТК РФ соответственно.

В случае, если работник уволен по специальным основаниям, ссылку нужно делать на специальную статью ТК РФ или другого закона.

Пример (скачать Word, 41 Кб).
 

5. Исправление сведений о работе и награждениях в трудовой книжке

Кто вносит исправления в трудовую книжку?

Исправления может внести:

•  работодатель по месту работы, где произведена неверная запись;

•  работодатель по новому месту работы.

В данном случае запись может быть сделана только на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Для получения такого документа работник или новый работодатель могут направить ему письменный запрос.

Внимание! Если организация – работодатель реорганизована, запись об исправлении может быть внесена организацией – правопреемником. Если организация – работодатель ликвидирована – только новым работодателем. Работник сам, ни при каких условиях не может исправить записи в трудовой книжке. Основанием для внесения исправлений могут быть только официальные документы (приказы, иные распоряжения). Свидетельские показания могут быть использованы только для записей, в отношении которых имеется решение суда или при массовой утрате работодателем документов в результате чрезвычайных обстоятельств.

 

Как внести исправления?

При исправлении сведений о работе и награждениях зачеркиваний делать нельзя.

Запись исправляется путем признания ее недействительной. Для этого делается запись о том, что такая-то запись является недействительной. После этого вносится верная запись.

Пример (скачать Word, 40 Кб).
 

Что делать, если неправильная запись обнаружена через несколько лет после увольнения работника, и он за это время уже сменил несколько мест работы?

В данном случае исправления вносятся в порядке, указанном выше. Однако такие записи должны быть заверены печатью и подписью работодателя, внесшего исправления.

Необходимо также указать фактическую дату исправления, а не ту, когда сделана неверная запись.

Пример (скачать Word, 34 Кб)
 

6. Вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку оформляется в случае, если все страницы какого-либо раздела трудовой книжки заполнены.

Записи во вкладыш вносятся в общем порядке, предусмотренном для ведения трудовых книжек.

При выдаче вкладыша в трудовой книжке делается запись или ставится штамп «выдан вкладыш» с указанием серии и номера вкладыша.

 

7. Дубликат трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки оформляется в случае, если она утрачена или пришла в негодность.

При утрате трудовой книжки работник должен немедленно известить об этом работодателя, подав соответствующее заявление. Работодатель обязан оформить дубликат в течение 15 дней с момента подачи такого заявления.

Где взять дубликат трудовой книжки?

Для дубликата используется обычный бланк трудовой книжки, в котором делается пометка «дубликат».

В случае, если дубликат выдается взамен трудовой книжки, пришедшей в негодность, в старой трудовой книжке делается пометка «выдан дубликат» с указанием серии и номера дубликата.

Если работник потерял трудовую книжку, работодатель оформляет дубликат в следующем порядке:

•  первой вносится запись об общем и (или) непрерывном трудовом стаже работника. Эти сведения записываются суммарно (указывается общее количество проработанных лет, месяцев, дней);

•  после этого вносятся записи о работе. Такие записи могут быть внесены только на основании официальных документов прежних работодателей. Поэтому если ответ от работодателей получить не удалось, то и запись о том, что работник работал у данного работодателя, в дубликат трудовой книжки не вносится. Все записи нумеруются по порядку, проставляются даты фактического приема на работу и увольнения.

Если работодатель внес неверную запись об увольнении или переводе на другую работу, работник может подать письменное заявление о выдаче ему дубликата трудовой книжки.

В этом случае работодатель по последнему месту работы (внесший в трудовую книжку неверную запись), переносит в дубликат все имеющиеся в трудовой книжке записи, за исключением неверной. Запрашивать от прежних работодателей сведения о фактах приема на работу и увольнения в этом случае не нужно.

Работодатель оформляет дубликат в том же порядке, если трудовая книжка изношена, и в ней больше невозможно делать записи.

Если на предприятии произошла массовая утрата трудовых книжек, восстановление стажа работников осуществляется комиссией по установлению стажа. Комиссия по установлению стажа формируется органами исполнительной власти субъектов РФ. Установление стажа производится на основании документов, сохранившихся у работника (справки, учетные карточки), и на основании свидетельских показаний.

 

8. Выдача трудовой книжки при увольнении

Запись в трудовой книжке об увольнении завершает группу записей, внесенных данным работодателем. После внесения записи об увольнении, записи работодателя заверяются его печатью и подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек на предприятии или руководителем.

Трудовая книжка со всеми внесенными в нее записями должна быть выдана работнику в день его увольнения. Если работник отсутствует или отказывается получить трудовую книжку, работодатель должен либо направить ему уведомление с просьбой явиться за получением книжки, либо отправить ему книжку по почте.

Бывают случаи, когда последний день работы не совпадает с днем увольнения:

•  при увольнении за прогул;

•  при увольнении в связи с осуждением работника к наказанию, исключающему продолжение работы;

•  при увольнении беременной женщины, срок действия трудового договора которой, был продлен до окончания срока беременности.

В этих случаях работодатель не несет ответственности за невыдачу трудовой книжки в день увольнения. По требованию работника трудовая книжка должна быть выдана в течение 3 дней со дня обращения работника.

В случае смерти работника, в трудовую книжку вносится запись о прекращении трудового договора, и она передается родственникам умершего под расписку. Также она может быть выслана по почте по письменному заявлению одного из родственников.

 

9. Учет и хранение трудовых книжек

Для учета трудовых книжек и ее бланков на предприятии должны вестись следующие документы:

•  приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

•  книга учета движения трудовых книжек и вкладыша в них.

Приходно-расходная книга ведется бухгалтерией, в ней отражаются операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей.

Книга учета движения трудовых книжек ведется структурным подразделением, ответственным за прием и увольнение работников. В ней регистрируются трудовые книжки и вкладыши, принятые от работников при поступлении на работу или оформленные впервые на данном предприятии.

Обе книги должны быть прошиты, пронумерованы, опломбированы и скреплены печатью организации и подписью ее руководителя.

Трудовые книжки и ее бланки должны храниться в сейфе.

Невостребованные трудовые книжки умерших сотрудников в течение 2 лет должны храниться в сейфе отдельно от остальных книжек. После этого они передаются в архив организации, где хранятся еще 50 лет.

10. Особенности ведения трудовых книжек индивидуальными предпринимателями.

С 6 октября 2006г. все индивидуальные предприниматели обязаны вести трудовые книжки для своих сотрудников.

В настоящее время на индивидуальных предпринимателей возлагаются все обязанности, предусмотренные для работодателей-организаций, в том числе, по ведению кадровой документации.

 

Каков порядок внесения записей в трудовые книжки сотрудников, принятых на работу до 6 октября 2006г.?

В трудовой книжке должен быть отражен весь период работы у данного работодателя. Поэтому запись должна отражать, с какого именно времени сотрудник принят на работу. Однако внесение записи «задним числом» невозможно, т.к. до 6 октября 2006г. индивидуальные предприниматели не имели права заполнять трудовые книжки.

Правовым основанием внесения записи будет являться приказ индивидуального предпринимателя, который должен иметь примерно следующее содержание:

Приказ ( скачать Word, 30 Кб  )

 

 

Где хранить трудовые книжки, если у предпринимателя нет офиса и сейфа?

Действующее законодательство не предусматривает обязанности индивидуальных предпринимателей осуществлять деятельность в нежилом помещении. Поэтому если у предпринимателя нет офиса, трудовые книжки предприниматель может хранить у себя дома.

Как быть с заверением записей в трудовой книжке, если предприниматель работает без печати?

Если предприниматель работает без печати, в трудовой книжке достаточно подписи его или его сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек.

*) Об особенностях ведения трудовых книжек индивидуальными предпринимателями см. раздел 10